Все новости » Жизнь » Товары и услуги » Аренда зала для конференции. Что нужно знать

Аренда зала для конференции. Что нужно знать


Аренда зала для конференции у неопытных администраторов может поначалу вызвать массу хлопот и просчётов. Но как и в любом деле, здесь есть ключевые моменты, на которые в обязательном порядке необходимо обращать внимание.

Вначале необходимо определиться с количеством участников мероприятия, из которого вытекает требование к залу по вместительности. Ещё один момент — это возможность в разумных пределах свободно добавлять или, наоборот, убирать лишние места.

Изначально должен быть чётко оговорён бюджет. Если денег недостаточно, то и говорить дальше не о чём. Убедитесь, что деньги на аренду зала в наличии, иначе это окажется обстоятельством непреодолимой силы.

Важный момент в этом деле — локация зала, удобство месторасположения, как в puscha-hotel.com.ua/hall. Трудности с вопросом, как добраться до места, отсеют часть участников, у другой же части вызовет стойкое негативное отношения ко всему мероприятию. Это не касается волонтёрских мероприятий, где это скорее норма, чем исключение.

Дата мероприятия имеет тоже ключевое значение, с которым не считаться не получится. Расписание занятости зала и проведения мероприятий есть на специализированных сайтах, занимающихся мониторингом таких вопросов, позаботьтесь об этом заранее.

Для проведения тренингов, конференций или семинаров организаторам критически необходимо понимать эти базовые моменты, или даже, лучше сказать, ключевые требования.

Ещё один момент, который нельзя пускать на самотёк — оборудование. Этот вопрос включает в себя качество оборудования и работоспособность. Администратору мероприятия необходимо убедиться в том, что имеющееся в зале работает, а собственное можно беспрепятственно использовать.

Узнайте и проверьте скорость подключения сети Интернет, поймите, справится ли с предстоящей нагрузкой маршрутизатор, проверьте, имеются ли «слепые зоны», где сигнал Wi-Fi падает либо вообще отсутствует. Нужно провести «боевое тестирование», при необходимости запросите в помощь технического специалиста.

Проверить важно работу всего оборудования: кондиционеров, проекторов, трансляцию видеосигнала на экраны, общую работу акустических систем, а если предполагается перевод выступлений на другие языки — проверить работу радиооборудования.

Не упускайте из виду вопросы комфорта во время отдыха, кофе-брейка или обеда. Внимательно осмотрите туалет, проверьте наличие там средств гигиены. Обратите внимание на чистоту сантехники, зеркал, дверей. Критически важно продумать вопрос питания и паркинга автомобилей.

 





Top