Все новости » Обо всём понемногу » Товары и услуги » Автоматизация бизнеса — необходимая составляющая успешного роста

Автоматизация бизнеса — необходимая составляющая успешного роста


Прежде чем приступить к автоматизации бизнеса, следует продумать до мелочей каждый шаг, чтобы в итоге получить отлаженную рабочую систему, которая будет отвечать всем предъявляемым требованиям. И без технического задания в этом случае не обойтись.

Составить техническое задание можно собственными силами или прибегнуть к помощи специалистов.

studyonline.kz

Фото: StartupStockPhotos/pixabay.com/CC0 Public Domain

В разных компаниях есть общие слабые места, которые обычно учитывают в техническом задании. Ниже приведены рекомендации по самостоятельному укреплению таких чувствительных позиций.

Важно отметить, что за каждый процесс должен быть назначен ответственный сотрудник. Это позволит скорее решать проблемы, если они возникнут.

1. Данные — важный актив любой компании. Важно определить перечень данных, которые нужно включить в систему автоматизации. База данных должна своевременно и корректно пополняться.

Вначале есть смысл формировать самые важные базы данных, например, такие как: «Адреса» или «Контрагенты». После тестирования их в работе можно переходить к следующим справочникам.

Если настроить работу связанных полей, тогда данные одного справочника автоматически будут попадать в нужные документы или отчёты.

В зависимости от должностных обязанностей работники могут иметь полный или ограниченный доступ к базе данных. Это связано с вопросом безопасности, а также оградит персонал компании от излишней информации.

Кроме доступа к базе данных, следует продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчётам.

2. Каждый отдел организации имеет перечень документов, которые использует чаще других. Например, счёт в бухгалтерии или карточка Т-2 в отделе кадров. Система автоматизации должна позволять формировать шаблоны таких документов. Шаблоны должны быть гибкими, т. е. переменные данные будут вноситься автоматически, а основной текст останется неизменяемым. Шаблоны также должны позволять добавлять новые поля.

3. Если для информирования контрагентов компании нужна автоматическая рассылка, то нужно определиться, как часто будут отправляться послания и будут ли это sms сообщения или электронные письма.

Используя массовые рассылки, важно помнить о спам-листах. В шаблоне письма стоит акцентировать внимание контрагента на возможность отписаться от рассылки.

Также нужно учитывать, что сервер, как правило, имеет ограничение на количество отсылаемых писем в определённый интервал времени.

4. Отправка напоминаний — одна из важных задач, которая стоит перед системой автоматизации. Чтобы правильно наладить этот участок, нужно определиться с тем, о каких изменениях нужно оповещать сотрудников компании, и как эти оповещения будут выглядеть.

5. Если компания в процессе работы производит вычисления, например, чтобы посчитать стоимость заказа, то этот процесс также есть смысл автоматизировать.

В первую очередь автоматизации подлежат те вычисления, которые производились в различных программах или Exel.

6. Каждому сотруднику, от бухгалтера до руководителя, важно в любой момент иметь возможность получить отчёт по интересующей информации. Прозрачность работы организации — это не только точность данных, но и скорость их получения.

Чтобы отчёты формировались в соответствии с запросом, нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчёта. Например, временной интервал или группы товаров.

Сегодня на рынке услуг по автоматизации бизнес-процессов существует много предложений в различных сферах





Нажмите "Подписаться на канал", чтобы читать epochtimes в Яндекс Дзен

ПОДПИСАТЬСЯ
Top