Система управления закупками

В настоящее время политика работы предприятий направлена на усовершенствование и автоматизацию процессов управления поиска, закупки, реализации, логистики, эффективного расходования финансов и предотвращения коррупционных действий на любом из этапов сотрудничества.

В условиях экономического кризиса трудовые отношения между частными и государственными учреждениями нуждаются в особом контроле, который возможно реализовать посредством системы электронных торгов. Такая система обеспечивает возможность обнародовать потребности компании в материальных и технических ресурсах, осуществлять выбор партнёров и подходящих коммерческих предложений, организовывать тендеры, конкурсы и не только.

Специалисты утверждают, что система управления закупками в компаниях, которые работают с непроизводственными товарами, снижает уровень затрат приблизительно на 20%, а производственных — на 40%.

Тонкости внедрения системы

Ввиду того что процессы снабжения предприятия — это трудно регламентируемые рабочие этапы, нуждающиеся в постоянном контроле, предприятиях стали внедрять автоматизированные электронные торговые площадки, главной целью которых является контроль, облегчение труда и прозрачность действий компании.
В настоящее время при помощи Интернета любая компания, вне зависимости от масштаба, имеет возможность напрямую взаимодействовать с поставщиками посредством автоматизированной системы управления закупками.

Главным назначением системы электронных торгов является уменьшение затрат на:

•  реализацию закупок;
•  формирование списка постоянных компаньонов;
•  обеспечение достойного выбора и «прозрачной» конкуренции.

Используя ЭТП, любая компания имеет возможность одновременно выполнять публикации заявок на приобретение необходимых ресурсов, а также осуществлять поиск новых поставщиков, рассматривать «интересные» предложения, уведомлять деловых партнёров о необходимости пополнения продукцией, выставлять заявки на участие в тендерах, аукционах и не только.

Специалисты утверждают, то автоматизация закупок позволяет существенно снизить расходы компаний, а именно на 5%-50%.

Базовые элементы ЭТП

Для ускорения процесса поиска, фильтрации, закупки и реализации продукта необходимо изучить последовательность работы с отдельными составляющими системы ЭТП, а именно:

• Базой данных о поставщиках.
• Общим каталогом продукции.
• Отделом оборота документов, работа которого основана на использовании документов с цифровой подписью.
• Отделом тендерных сделок.
• Отделом совместных закупок.
• Финансовым отделом.
• Разделом кредитования и страхования операций.
• Отделом транспортировки.
• Системой безопасности.

Корпоративные ЭТП

Сегодня использование корпоративных систем по закупке является наиболее эффективным средством в организации централизованных процессов выбора, снабжения, логистики на территориально распределённых предприятиях.

Посредством корпоративных электронных торговых площадок можно усилить контроль и оптимизацию закупок, сократить время организации сделки и затраты по оформлению бумажной документации. Исходя из этого, можно смело утверждать, что эффективное использования корпоративной системы закупок уменьшает не только себестоимость приобретаемого товара, но и документооборота.

Использование этих систем даёт возможность сотрудникам и руководителям компаний контролировать и выполнять некоторые функции, именно:

• Быстро обрабатывать заявки по закупке материалов, комплектующих, оборудования и услуг.
• Изучать поступающие заявки, вносить коррективы, устанавливать вердикт.
• Проводить финансирование поставщиков в соответствии с утверждёнными платежами.
• Опубликовывать в интернете актуальную информацию для компании относительно тендеров, аукционов, потребностей. Доводить информацию до ведома постоянных партнёров и зарегистрированных поставщиков.
• Осуществлять регистрацию в базе данных ЭТП.
• Проводить анализ ценовой политики между поставщиками.
• Организовывать обратные аукционы, принимать участие в режиме прямой трансляции.
• Заблаговременно получать информацию о предполагаемых закупках.

В заключение отметим, что электронная система управления закупками от Fogsoft.ru обеспечивает возможность обработки информации с внутренних и наружных каталогов ЭТП. Система снабжения может быть обособленным или интегрированным внутрифирменным ресурсом планирования, учитывающим ресурсы компании, возможности отдела логистики.

Использование системы приводит к оптимизации закупок предприятий, расширению круга поставщиков, приобретению товаров по наиболее выгодным условиям, выявлению «нечистоплотности» компаньонов и т. д.